Tämä on Lakka konsernin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 16.4.2021. Viimeisin muutos 5.5.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Lakka konserni, Muuntamontie 2, 80100 Joensuu
Y-tunnukset: 0168131-1 Lakan Betoni Oy
3161991-4 Lakka Rakennustuotteet Oy
3161992-2 Lakka Elementti ja valmisbetoni Oy
Puhelin: 0207 481 200
2. Rekisterin ylläpitäjän yhteystiedot
Lakka konserni, markkinointi
Puhelin: 0207 481 200 (vaihde)
Sähköposti: lakka.markkinointi@lakka.fi
Henkilötietojen yksityisyys on meille tärkeää. Alla on kuvattu keskeiset yleisesti henkilötietoja sisältävät rekisterit ja
toimintatapamme henkilötietojesi käsittelyn turvaamiseksi.
3. Rekisterin nimi
Lakka konsernin (myöhemmin ”Lakka”) verkkopalvelut ja asiakastietojärjestelmät
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, jos asiakas on ottanut yhteyttä yhteystietolomakkeen kautta. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterikuvaukset
5.1. Internet -sivusto
5.1.1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Internet -sivustoilla www.lakka.fi ei lähtökohtaisesti käsitellä henkilötietoja. Tästä poikkeuksen muodostavat Lakan oman henkilöstön sekä mahdollisten alue-edustajien yhteystiedot. Sivuston toimivuuden kehittämiseksi ja erilaisia markkinointitarkoituksia varten sivustolla voidaan käyttää evästeitä tai muita vastaavan kaltaisia teknisiä apukeinoja
sivujen käyttäjämäärien ja -tapojen analysoimiseksi. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
5.1.2. Rekisterin tietosisältö
Omasta henkilöstöstä henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valokuva (luvalla). Sivuston käyttäjistä normaalit verkkoliikenteen jättämät tiedot.
5.1.3. Säännönmukaiset tietolähteet
Yhtiön sisäiset tiedot asiakaspalvelutehtävissä olevista henkilöistä. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä.
5.1.4. Tietojen luovutukset ja siirto
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, mutta ne ovat kaikkien käytettävissä yhteydenottoa varten.
5.1.5. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sivuston hallinta on suojattu erillisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Hallintaan on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Sivujen käyttötapoja ja -määriä tutkittava data hävitetään viimeistään 48 kuukauden
kuluttua niiden syntymisestä.
5.2. Sosiaalinen media
5.2.1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sosiaalinen media toimii Lakan tapahtumien, uutisten, tuotteiden ja käyttövinkkien vapaamuotoisena tiedotuskanavana sekä julkisen keskustelun alustana kaikille ko. kanavaa seuraaville ihmisille. Lisäksi kunkin palvelun markkinointityökaluja voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin.
5.2.2. Rekisterin tietosisältö
Lakka konserni ei itse kerää tai täydennä palveluita seuraavien henkilöiden henkilötietoja. Lakalle käyttäjästä näkyy hänen omassa profiilissaan julkaisemat tiedot.
5.2.3. Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjä itse valitsee omalla toiminnallaan, haluaako seurata Lakan julkaisuja sosiaalisen median palveluissa. Käyttäjällä on oikeus koska tahansa perua tilauksensa, ellei halua enää vastaanottaa tiedotteitamme.
Sosiaalisen median käyttäjätietoja ei siirretä muihin järjestelmiin, eikä sinne tuoda käyttäjätietoja ulkopuolisesta järjestelmistä tai rekistereistä. Lakka voi lähettää omista artikkeleistaan tykänneille kutsuja alkaa seuraamaan palveluamme aktiivisesti, mutta käyttäjä itse päättää asiasta.
5.2.4. Tietojen luovutukset ja siirto
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä ulkopuolisille tahoille.
5.2.5. Rekisterin suojauksen periaatteet
Palvelun hallintaoikeus on vain nimetyillä henkilöillä.
5.3. Asiakkuudenhallintajärjestelmä
5.3.1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, asiakaspalvelun toteuttaminen, palvelutason kehittäminen, markkinointi- ja viestintätarkoitukset, uutiskirjepalvelun kohdentaminen, myynnin johtaminen, asiakaskyselyt,
asiakkaalle luvattujen palvelulupausten täyttäminen
5.3.2. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan yrityksen nimi, yhteyshenkilön/henkilöiden nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakkuuteen liittyviä merkintöjä. Mahdolliset suostumukset, luvat ja kiellot.
5.3.3. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan itsensä antamat kontaktitiedot, tarjouspyynnöt, yhteydenottopyynnöt, myyntitapahtumien kontaktit, Lakan asiakasrekisteri, julkiset ja kaupalliset päättäjärekisterit
5.3.4. Tietojen luovutukset ja siirto
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä ulkopuolisille tahoille.
5.3.5. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmään on pääsy vain nimetyillä henkilöillä, jotka henkilökohtaisesti tunnistautuvat järjestelmään.
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
5.4. Sisäiset tietojärjestelmät
5.4.1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan tekemien tarjouspyyntöjen ja tilausten toteuttaminen, laskutus ja mahdolliset jälkiselvittelyt.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja asiakaspalvelun mahdollistaminen ja kehittäminen. Kaupankäynnin
osapuolien oikeuksien turvaaminen ja toteuttaminen.
5.4.2. Rekisterin tietosisältö
Tilaajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, toimitusosoite, laskutusosoite, tarjous-, tilaus- ja laskutushistoria, luottotietojen tarkistusmerkinnät, myyntitapahtuman varmentamiseksi tarvittavat lisämerkinnät, asiakkuuden luokittelutiedot
5.4.3. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakasrekisteriin lisätään henkilötieto asiakkaan jättäessä tarjouspyynnön tai tilauksen. Tietoja ei lisätä ulkopuolisista lähteistä.
5.4.4. Tietojen luovutukset ja siirto
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä ulkopuolisille tahoille.
5.4.5. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmään on pääsy vain nimetyillä henkilöillä, jotka henkilökohtaisesti tunnistautuvat järjestelmään. Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Paperikopioina säilytetään vain asiakirjat, joissa määräykset edellyttävät sitä. Paperikopiot säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan välittömästi määrätyn säilytysajan jälkeen. Tietojärjestelmistä asiakastiedot poistetaan määräysten mukaisen säilytysvelvollisuusajan täytyttyä, tai kunhan asiakkaan oikeuksien turvaamiseksi kulunut aika on oletettavasti
täyttynyt (esim. toimitetun rappausvärin tai talon rakennekuvien säilyttäminen voi olla asiakkaan edun mukaista pidempään kuin kirjanpitolaki vaatii).
5.5. Kameravalvonta
5.5.1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kaikilla toimipisteillämme käytetään jatkuvasti tallentavaa videovalvontaa, jonka tallenteilta on mahdollista tunnistaa ja yksilöidä alueella liikkuvat ihmiset ja ajoneuvot. Järjestelmän tarkoituksena on toimitilojen
ja piha-alueiden turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten estäminen/selvittäminen. Lisäksi tallenteita voidaan käyttää mahdollisten tapaturmien ja vahinkojen jälkiselvityksissä.
5.5.2. Rekisterin tietosisältö
Videotallenteelle tallentuneet ajoneuvotunnisteet, videokuvaa alueella liikkuvista henkilöistä sekä ajoneuvon kuljettajista.
5.5.3. Säännönmukaiset tietolähteet
Alueelle asennetut kamerat.
5.5.4. Tietojen luovutukset ja siirto
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä ulkopuolisille tahoille (pl. viranomaiset rikos/tapaturmatapauksien tutkinnan yhteydessä).
5.5.5. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmään on pääsy vain nimetyillä henkilöillä, jotka henkilökohtaisesti tunnistautuvat järjestelmään.
Alueella tiedotetaan selvästi tallentavan kameravalvonnan olemassaolosta.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen yleiset periaatteet
Edellä mainittuja henkilötietoja voidaan käsitellä kaikissa Lakan toimipisteissä kuhunkin palveluun nimettyjen
käyttäjien toimesta.
- Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat perehtyneet tietosuoja-asetuksen sisältöön ja ymmärtävät yksilön
henkilötietojen yksityisyyden tärkeyden. - Henkilötietoja sisältävien paperikopioiden säilytys pyritään aina minimoimaan, ja pakolliset arkistoitavat paperit säilytetään aina lukitussa turvallisessa paikassa. Paperit hävitetään säännöllisesti niiden määrätyn arkistointiajan täytyttyä.
- Tietojärjestelmiin tallennetut henkilötiedot ovat käyttöoikeuden omaavien henkilöiden käytettävissä paikasta riippumatta. Ulkopuoliset tahot eivät pääse palveluihin käsiksi.
- Tietojärjestelmistä otetaan säännöllisesti varmuuskopioita velvoitteiden, asiakaspalvelun ja eri tahojen oikeuksien takaamiseksi. Tietojärjestelmät ja varmuuskopiojärjestelmät sijaitsevat lukituissa ja hälyttimin suojatuissa tiloissa. Verkkoturvallisuuden takaamiseksi käytössä on ajanmukaiset suojausmenetelmät.
- Lakka konsernin käytössä olevat tietojärjestelmät on suojattu yritystoiminnassa normaalisti hyväksytyillä teknisillä ja toiminnallisilla suojausmenetelmillä. Järjestelmien käyttäjiä sitoo normaalin lainsäädännön ja hyvien toimintatapojen lisäksi yhtiön omat sisäiset käyttäjäohjeet.
- Sosiaalisen median palveluissa ja Microsoft- asiakkuudenhallintajärjestelmässä palveluntarjoaja voi säilyttää
dataa myös EU:n ulkopuolella ilman, että Lakka konserni tästä tietää. Lakka käyttää kuitenkin vain EU:n tietosuoja- asetuksen mukaisesti toimivia palveluntarjoajia. - Henkilötietoja sisältävät sisäiset järjestelmät sijaitsevat aina Suomessa.
- Kunnioitamme yksityisyyttäsi kaikissa tilanteissa, ja noudatamme tietosuoja-asetuksen mukaista oikeuttasi
o vaatia tietojesi poistamista, siltä osin kuin se omien velvoitteidemme noudattamiseksi on mahdollista
o tarkistaa ja saada itseäsi koskevat tiedot rekistereistämme
o virheellisten tietojesi oikaisuun
o peruuttaa antamasi suostumus
o rajoittaa ja vastustaa tietojesi käsittelyä
o saada tietosi siirretyksi
o valittaa tietosuojavaltuutetulle, mikäli koet tulleesi väärin kohdelluksi - Mahdollisista tietosuojaloukkauksista sitoudumme ilmoittamaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.